E-Rechnungspflicht 2027: Alle Fristen im Überblick — und was sie für B2B-Händler wirklich bedeuten

Die E-Rechnungspflicht kommt gestaffelt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € E-Rechnungen auch ausstellen — ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Papier und einfache PDF-Rechnungen sind damit im B2B endgültig passé.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht? Die Fristen im Detail

Die Regelungen beruhen auf dem Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG). Das ist der komplette Fahrplan:

Drei Details, die in der Praxis häufig überlesen werden:

Die 800.000-€-Grenze bezieht sich auf den Vorjahresumsatz. Entscheidend ist also dein Umsatz 2026, nicht der aktuelle. Wer 2026 gut läuft, ist im Januar 2027 sofort dabei — das trifft mehr Mittelständler, als die „Großunternehmen zuerst"-Formulierung vermuten lässt.

Die Übergangsfrist bis Ende 2027 gilt nur für die Ausstellung. Der Empfang strukturierter E-Rechnungen war nie aufgeschoben. Wer heute eine XRechnung bekommt und nur PDF-Workflows hat, handelt bereits jetzt außerhalb der Regelung.

Kleine Unternehmen sind nicht ausgenommen. Sie haben lediglich bis Ende 2027 länger für die Ausstellung Zeit. Ab 2028 gelten die Pflichten ausnahmslos.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Kurz: Niemand im B2B vollständig — aber drei Gruppen haben mehr Zeit oder besondere Regeln. Die Pflicht trifft inländische B2B-Umsätze; vieles, was im Internet als „Ausnahme" kursiert, betrifft nur den Zeitpunkt, nicht die Pflicht selbst.

Drei Klarstellungen, die die Suche nach Ausnahmen dominieren:

Kleinunternehmer sind keine Ausnahme — sie haben nur Aufschub. Wer nach § 19 UStG die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gilt für ihn nicht die 800.000-€-Grenze (die übersteigt er ohnehin), sondern der 1.1.2028. Kostenlos ist die Pflicht damit nicht — der Empfang muss technisch heute schon möglich sein.

Die 800.000-€-Grenze ist eine Stufe, kein Freibrief. Unter der Grenze gilt für die Ausstellung ebenfalls der 1.1.2028 — ebenfalls kein „für immer ausgenommen". Wer 2026 knapp unter der Grenze liegt und 2027 drüber wächst, rückt mit dem Wachstum in die frühere Frist — die Grenze wird je Jahr neu bemessen.

Auslandsgeschäfte laufen weiter über die bekannten Regeln. Die E-Rechnungspflicht erfasst inländische B2B-Umsätze (§ 14 Abs. 1 UStG: „im Inland"). Bei EU-innergemeinschaftlichen Lieferungen und Exporten gelten die bestehenden Nachweis- und Verfahrensregeln — dort entsteht die strukturierte Rechnung aus den ohnehin nötigen Daten. Wer international verkauft, digitalisiert am besten beide Flanken zusammen.

Was gilt seit 2025 — und was 2026 und 2027 passiert

Kurz: 2025 hat den Empfang verpflichtend gemacht, 2026 ist das Bezugs- und Vorbereitungsjahr, ab 2027 beginnt die Ausstellungspflicht für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz.

2025 war das Empfangsjahr. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Papierrechnungen sind in der Übergangsphase nur noch mit ausdrücklichem Einverständnis des Empfängers zulässig — die Zustimmung gilt als erteilt, solange der Empfänger nicht widerspricht, aber der Empfänger kann sie jederzeit zurückziehen.

2026 ist das Bezugsjahr — und damit das Entscheidungsjahr. Dein Umsatz 2026 bestimmt, ob für dich am 1.1.2027 die Ausstellungspflicht beginnt oder ob du bis 2028 Zeit hast. Praktisch heißt das: Wer 2026 nahe an der 800.000-€-Grenze operiert, sollte die Umstellung so planen, als träte die frühere Frist ein. Zugleich ist 2026 das Jahr, in dem der Empfang zur Routine wird — immer mehr Lieferanten und Kunden stellen um, die Testfälle kommen von allein.

2027 startet die erste Ausstellungsstufe. Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € (Bezugsjahr 2026) müssen ab dem 1.1.2027 selbst E-Rechnungen ausstellen. Für alle anderen bleibt 2027 das zweite Vorbereitungsjahr — mit dem gleichen Endpunkt: Ab 1.1.2028 gibt es keine Stufen mehr.

Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung nach der Norm EN 16931. In Deutschland gibt es zwei Formate:

• ZUGFeRD — PDF mit eingebetteten XML-Daten (Hybrid: menschenlesbar + maschinenlesbar)
• XRechnung — reine XML-Datei, Standard vor allem für die öffentliche Verwaltung und große Unternehmen

Die Unterschiede beider Formate im Detail — welche für wen Pflicht ist und warum es keine Konkurrenten sind — haben wir in ZUGFeRD vs. XRechnung aufgeschlüsselt.

Was keine E-Rechnung ist: ein einfaches PDF, ein Scan, eine E-Mail mit Rechnungsanhang. Auch eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung erfüllt die Anforderungen nicht — sie enthält keine strukturierten Daten.

Was bedeutet das für deinen B2B-Vertrieb?

Für die meisten Unternehmen läuft die Rechnungsstellung über ERP oder Buchhaltung — DATEV, Lexware oder ähnliche Systeme lösen das E-Rechnungsthema weitgehend von sich aus. Wer bereits digital rechnet, ist bei der Umstellung der Ausstellung gut aufgestellt.

Aber die E-Rechnungspflicht hat eine Konsequenz, die über die Buchhaltung hinausgeht: Sie setzt strukturierte Daten voraus. Eine positionsgenaue, maschinenlesbare Rechnung kann nur entstehen, wenn die zugrundeliegenden Prozesse strukturierte Daten liefern.

Konkret betrifft das vor allem die Bestellkette:

• Preislogik: Wenn Kunden unterschiedliche Preise haben — Staffelpreise, Kundengruppen, Sonderkonditionen — muss diese Logik im System hinterlegt sein. Manuell „gemerkte" Sonderpreise und Excel-Listen nebenbei verursachen Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung, die bei strukturierten Rechnungen sofort auffallen.
• Bestelldaten: Was dein Kunde bestellt hat, muss positionsgenau auf der Rechnung landen. Je weiter Bestellannahme (Telefon, E-Mail, Fax) und Rechnungsstellung auseinanderliegen, desto mehr Übersetzungsarbeit — und desto mehr Fehlerquellen.

Die E-Rechnungspflicht ist damit ein guter Anlass, einen Schritt weiter zu denken: Wer ohnehin Prozesse anfassen muss, kann die Gelegenheit nutzen, auch den Vertrieb zu digitalisieren — also nicht nur die Rechnung, sondern gleich den gesamten Weg von der Bestellung bis zur Rechnung. Der Aufwand ist dann nicht größer, der Nutzen deutlich höher.

Zwei Wege, die Pflicht umzusetzen

ERP-getrieben: Das Bestellsystem liefert strukturierte Auftragsdaten, die Buchhaltung erstellt die E-Rechnung im ERP. Bewährter Weg für Unternehmen mit gewachsener ERP-Landschaft. Entscheidend ist, dass die Daten elektronisch fließen — nicht per Doppelerfassung.

Integriert: Ein System deckt Bestellung und Rechnung ab. Die E-Rechnung entsteht direkt aus den Bestelldaten — ohne Schnittstellen, automatisch konsistent. Für mittelständische Händler ohne komplexes ERP meist der schnellere Weg. Was ein B2B-Onlineshop auf dem integrierten Weg kostet, haben wir hier durchgerechnet.

Kontorly verfolgt den integrierten Ansatz: Kundengruppen und Staffelpreise sind Kernfunktionen, Bestellungen laufen digital, und E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) entstehen direkt aus den Bestelldaten. Wenn deine Geschäftskunden nicht nur Rechnungen empfangen, sondern selbst in einem Bestellportal bestellen sollen, ist das der konsistente Weg.

Checkliste: Was du jetzt tun solltest

1. Empfang prüfen: Kann deine Buchhaltung ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien verarbeiten? Am besten mit einer echten Testdatei prüfen.
2. Eigene Frist bestimmen: Lag dein Umsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt für dich der 1.1.2027. Ansonsten der 1.1.2028 — plane trotzdem mit Puffer.
3. Bestellprozesse auditieren: Wie bestellen deine Kunden heute? Wo stehen die Preise? Antworten wie „Excel", „Telefon" oder „kennt der Vertrieb" zeigen dir die Umstellungsfelder.
4. Architektur entscheiden: ERP-getrieben oder integriert — beides funktioniert, aber die Entscheidung sollte bewusst fallen, bevor die Frist drängt.

FAQ

Ab wann genau gilt die E-Rechnungspflicht?

Für den Empfang seit dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung ab dem 1. Januar 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab dem 1. Januar 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze.

Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?

Ja, ab 2028 ohne Ausnahme. Kleine Unternehmen haben für die Ausstellung lediglich bis Ende 2027 länger Zeit.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer und Existenzgründer?

Ja. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können; für die Ausstellung gilt für sie der 1.1.2028. Ausnahmen für Gründer oder „Kleinunternehmer kostenlos"-Regelungen existieren nicht — auch wer gerade erst startet, braucht Empfangsfähigkeit und ab 2028 die Ausstellung. Die gute Nachricht: Für geringe Rechnungsvolumina reicht oft schon die Software, die man ohnehin nutzt — viele Buchhaltungstools können heute ZUGFeRD.

Welche Übergangsregelung gilt bis Ende 2027?

In der Übergangsphase dürfen Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € noch Papierrechnungen und unstrukturierte PDFs ausstellen. Voraussetzung: Der Empfänger muss zustimmen (oder mindestens nicht widersprechen) und die Rechnung muss maschinell auslesbar sein — ein reines Scan-PDF ohne Daten erfüllt das nicht. Außerdem darf die Übergangsregelung nicht zur Umgehung der Pflicht genutzt werden — etwa über Konstruktionen, die nur dem Schein nach Papierrechnungen erlauben.

Was ist eine E-Rechnung genau?

Eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung nach EN 16931 — als ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (reines XML). Ein einfaches PDF genügt nicht.

Wer stellt die E-Rechnung aus — mein Shop oder meine Buchhaltung?

Das ist nicht vorgeschrieben. In der Praxis rechnet meist das ERP bzw. die Buchhaltung. Wichtig: Die Bestelldaten müssen strukturiert an die Rechnungsstellung übergeben werden. Ein System, das beides abdeckt, erspart den Schnittstellenaufwand.

Was passiert bei Verstößen?

Rechnungen, die keine E-Rechnung sind, können ordnungswidrig sein — Bußgelder bis 5.000 € pro Rechnung sind möglich. Beim Empfänger kann zudem der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

Gilt die Pflicht auch für B2C-Verkäufe?

Nein, Verkäufe an Privatverbraucher sind ausgenommen. Viele Händler stellen trotzdem um, um Prozesse zu vereinheitlichen.

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Dieser Artikel basiert auf dem Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG) und den offiziellen FAQ des Bundesfinanzministeriums. Rechtsverbindlich sind Gesetz und BMF-Schreiben — für den Einzelfall konsultiere deinen Steuerberater.